Penerapan IT di dalam Perusahaan

Assalammualaikum wr.wb..  Apa kabar para pembaca yang budiman ? semoga selalu sehat dan sejahtera ya, kali ini saya akan membagikan tulisan saya yang bertema kan tentang penerapan IT dalam perusahaan, yang bukan lain ini adalah tugas kuliah saya. Yuk langsung aja..

Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif, untuk menunjang kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak tepat akan menambah beban perusahaan. Oleh karena itu, implementasi IT sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis yang berjalan. Salah satu implementasi IT yang banyak digunakan dan terbukti dapat meningkatkan efektivitas perusahaan adalah ERP. Berikut ini akan dibahas pengertian ERP, keuntungan dan kerugian ERP, serta implementasi ERP di perusahaan di Indonesia.

Pengertian ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) atau dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen.

Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lain sebagainya. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat.

ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. Ketiga modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang dalam sistem melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi dalam perusahaan.

Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Tahap paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik. Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan tersebut. Selain itu, kesiapan karyawan akan perubahan sistem merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan. Rancangan ERP yang sempurna tidak akan membantu jika tidak dijalankan dengan baik. Yang harus diingat adalah tidak semua perusahaan membutuhkan ERP dalam sistemnya. Karena proses bisnis setiap perusahaan bersifat unik, sehingga ERP dalam satu perusahaan belum tentu dapat digunakan pada sistem di perusahaan yang lain, atau perbaikan proses bisnis dalam perusahaan cukup untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Agar sebuah perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik, setiap aspek dari organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dipersiapkan dengan baik. Dengan demikian penerapan tata kelola perusahaan yang baik dapat diimplementasikan pada industri sehingga dapat meningkatkan daya saing di pasar.

Gambaran Perusahaan

Indofood adalah perusahaan pemroduksi mie instant terbesar didunia, dengan 14 pabrik termasuk di Indonesia sendiri. Berikut adalah visi dan misi PT Indofood:

Vision

·         Perusahaan Total Food Solutions

Mission

·         Memberikan solusi atas kebutuhan pangan secara berkelanjutan

·         Senantiasa meningkatkan kompetensi karyawan, proses produksi dan teknologi kami

·         Memberikan kontribusi bagi kesejahteraan masyarakat dan lingkungan secara berkelanjutan

·         Meningkatkan stakeholders' values secara berkesinambungan

Penerapan ERP Pada Perusahaan Indofood

Perusahaan, yang juga beroperasi di China dan Nigeria menjual lebih dari 8 miliarpaket mie instant tiap tahunnya. Disamping beberapa variasi porduk antara lain snack,kecap, bumbu penyedap, makanan bayi dan soft drink.Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar kedepannya membuat Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesanperusahaan. Perbedaan varian dari mie instant harus berisi bumbu yang tepat yang diproduksi oleh Food Ingredient Division (FID).Setiap divisi harus menyesuaikan rencana produk (Production Plans) mereka sehinggaakan selalu tersedia segala jenis bumbu yang dibutuhkan oleh berbagai varian dari mie instant. Pada waktu yang sama, mereka harus menjaga agar persediaan digudang seminimal mungkin. Hanya aplikasi ERP yang dapat membuat hal itu dapat diatur dandijadwalkan dengan sebaik mungkin.Dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensibisnis, Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance Plannerand Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM) danmySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAPBW).

            Ketika memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara lainreliability, scalability dan kemudahan manajemen. Dengan melihat criteria itu,terpilihlah IBM iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries memilikikeamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam mendukup SAP, dan membantuperusahaan Indofood memaksimalisasi nilai dari solusi SAP.Ketika Indofood memperluas inti dari system SAP R/3 untuk memasukkan SAP BWdan SAP APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti platformserver. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM BD2 Database Management 

iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memiliki kemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis jika kami tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan virtually trouble-free operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai dengan kriteriakami yaitu scalability, reliability, dan maintainability.

Menyesuaikan Minat Konsumen

Agar mendapatkan efisiensi produksi yang luar biasa dan memaksimalkanpendapatan, Indofood harus dapat jeli melihat keinginan konsumen sebaik mungkin diwaktu yang akan datang. Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapatmenganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yangterjadi dalam minat konsumen dan kemudian merespon secara efektif.“Sebagai contoh, kita dapat menganalisis informasi rasa apa saja yang paling laristerjual di kota Sukabumi atau rasa apa saja yang tidak laku di Sibolga, sehingga kitadapat mengirimkan jenis rasa mie instant yang tepat ditempat yang dituju, sehinggaakan meningkatkan potensi penjualan. SAP memberikan informasi yang mendetaildengan sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan bisnis yang vital.”kata Gunawan.Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP APO, dimana ia akanmemberikan informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, berapa jumlahnya dan dipabrik mana akan diproduksi

Distribusi Informasi

Sedangkan data yang disediakan oleh SAP R / 3 sistem dan SAP APO sangat pentinguntuk perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di bagian operasional,manajemen menengah dan tim eksekutif tidak perlu data transaksi yang mentah.Gunawan mengatakan, “Yang mereka butuhkan adalah informasi mengenaikeseluruhan performa bisnis, arus kas, dan beberapa hal detail operasional. Untuk meningkatkan akurasi maupun ringkasan manajemen yang tepat waktu, kamimengimplementasikan SAP BW pada bulan Juli 2003 Aplikasi tersebut dapat memberikan informasi yang sangat mendetail, sepertipencacahan berapa pak sebenarnya Indomie rasa kari ayam yang terjual di suatu areaselama periode tertentu.

Integrasi Sistem Hilir

Dengan sistem ERP kelas dunia, Indofood telah memulai untuk perencanaan kedepan, bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensibiaya.“Salah satu tujuan bisnis kami saat ini adalah untuk mengelompokkan pelanggan-pelangan kami dengan lebih akurat, kemudian melayani setiap kelompok sesuaiminatnya masing-masing.” kata Gunawan. “Kami akan bekerja lebih erat dengan paradistributor hingga pengecer. Ini akan memungkinkan kami kami untuk meningkatkanperencanaan kapasitas dan membantu kami meningkatkan efisiensi serta mengurangibiaya.Beberapa distributor Indofood , seperti Indomarco, juga dalam proses pengembangansistem ERP mereka, dan dapat memperpanjang kepada pengecer mereka. Rencananyaadalah untuk mengintegrasikan sistem antara mitra perusahaan supaya memuluskanproses e-commerce.Sudah jelas, bahwa platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan.untuk mendukung integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasitermasuk warisan sistem dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP.

Pengarsipan Dokumen

Akhirnya Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, denganmenggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP. Software inibertindak sebagai pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi,mengintegrasikan dokumen SAP dan non-SAP ke arsip tunggal untuk memaksimalkan efisiensi sistem dan mengurangi biaya administrasi.

 “Dengan menggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP, kita mampu mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen kami, sementara tetapmempertahankan kemampuan untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan”, Gunawan menyimpulkan.